LIA Event HUB
Problematica
Una grande azienda multinazionale, attiva nel settore della consulenza strategica, organizza con cadenza regolare eventi di rilievo nazionale e internazionale. Ogni appuntamento coinvolge speaker di alto profilo, temi specialistici e un pubblico selezionato, composto da clienti, stakeholder e rappresentanti istituzionali. Con il crescere del numero e dell’importanza di questi eventi, la gestione operativa era diventata sempre più complessa.
La registrazione dei partecipanti, il monitoraggio delle presenze, il coordinamento logistico e l’organizzazione dei contenuti post-evento richiedevano un enorme dispendio di energie. Spesso si verificavano ritardi all’ingresso, difficoltà nel reperire le informazioni sui partecipanti e, soprattutto, una dispersione del valore generato durante l’evento. Slide, video e interventi rimanevano archiviati, poco accessibili o inutilizzati. Inoltre, il team eventi faticava a mantenere vivo l’interesse tra un evento e l’altro, con un engagement post-evento basso e poco strutturato.
Soluzione
Per affrontare queste criticità, l’azienda ha scelto di affidarsi a LIA Event, l’assistente virtuale intelligente progettata per gestire eventi in modo più fluido, efficace e coinvolgente.
Durante l’evento, è stata attivata LIA Event Presence, che ha permesso di tracciare in tempo reale chi era presente, chi stava arrivando e chi ancora mancava. In caso di ritardi, LIA ha contattato in automatico i partecipanti assenti, aggiornando istantaneamente lo stato delle presenze. Questo ha consentito agli organizzatori di gestire meglio le tempistiche, la scaletta e gli interventi, con una visione completa e aggiornata della situazione.
Al termine dell’evento è entrata in gioco LIA Event Hub. Tutti i materiali prodotti – slide, video, trascrizioni – sono stati caricati e indicizzati da LIA, che ha generato mappe mentali, riassunti intelligenti, risposte alle domande più frequenti e suggerimenti di approfondimento personalizzati. I partecipanti hanno potuto continuare l’esperienza anche nei giorni successivi, ponendo domande e ricevendo risposte basate sui contenuti dell’evento, attraverso un’interfaccia semplice e intuitiva.
Risultati
L’introduzione di LIA ha trasformato radicalmente il modo di organizzare e gestire gli eventi. Il carico di lavoro operativo del team si è alleggerito sensibilmente, consentendo di dedicare maggiore attenzione agli aspetti strategici e relazionali. La gestione delle presenze è diventata più fluida, riducendo i tempi di attesa e migliorando il coordinamento tra sala regia e accoglienza.
Anche dopo l’evento, la percezione del valore è aumentata: i contenuti non sono andati dispersi, ma sono diventati parte di un patrimonio consultabile e utile nel tempo. I partecipanti hanno percepito un’assistenza costante e personalizzata, migliorando l’engagement e il ricordo dell’evento stesso.
LIA ha così contribuito non solo a migliorare l’efficienza dell’organizzazione, ma anche a rafforzare l’immagine dell’azienda come innovatrice e attenta all’esperienza dei propri ospiti.